ERP, una buena herramienta de gestión
Un programa ERP es un software diseñado para cubrir las necesidades de gestión y administración que pueda tener una empresa. Ayudan a mejorar procesos, acortar los tiempos necesarios para llevar a cabo diferentes tareas y aporta una visión integral de todas las áreas del negocio.
Las siglas ERP significan Enterprise Resource Planning, en castellano, «planificación de recursos empresariales». Es una herramienta que está cogiendo cada vez más aceptación y popularidad por su facilidad para la centralización y automatización de procesos en pymes de manera que los mismos puedan optimizarse, asegurarando la productividad de la empresa.
¿Cómo funciona un ERP?
El Enterprise Resource Planning es un sistema integral compuesto por una serie de aplicaciones específicas para diferentes campos, que se comunican entre sí y se organizan en torno a una única base de datos. La solución ERP permite supervisar, controlar y estandarizar a través de un único software todas las operaciones internas de una empresa, generalmente gestionadas por varios sistemas dedicados a un proceso o a una actividad.
El ERP hace funcionar el conjunto de los sistemas útiles a la actividad de la empresa en sinergia y en tiempo real. El software se convierte en un tronco de información común que descifra y conecta los servicios de la empresa, con el objetivo de compartir todos los datos accesibles a través de un único punto de contacto.
Esta solución centralizada ofrece funciones de planificación y gestión, incluidas las áreas de finanzas y contabilidad, aprovisionamiento, gestión comercial, producción, recursos humanos, subcontratación y gestión de proyectos. Los sistemas ERP pueden diseñarse a la medida de las empresas: podrán optar por añadir módulos individuales para acceder a nuevas funcionalidades según sus necesidades, las particularidades de su organización y su sector de actividad.
¿Cuáles son los beneficios de usar un ERP?
El Enterprise Resource Planning es similar al núcleo duro de una empresa: automatiza y ejecuta todas las operaciones de gestión necesarias para el funcionamiento diario de una estructura de manera fácil, eficaz y centralizada. Al combinar todos los datos de la estructura en un solo sistema, ofrece una visión unificada y más precisa de la empresa. Su implementación interna ofrece numerosas ventajas, entre las que se incluyen los beneficios que aporta la colaboración y la productividad.
Una infraestructura simplificada que aumenta la productividad
Integrados en torno a una única base de datos, los distintos módulos de la solución ERP funcionan conjuntamente para agilizar los procesos y el trabajo de los empleados. Estos últimos se benefician de poder acceder en tiempo real a los datos de la empresa sincronizados de forma continua, para reaccionar de forma más rápida, precisa y eficaz. Todas las plataformas utilizadas habitualmente por la empresa para la gestión de la cadena de suministro, la contabilidad, los recursos humanos, el servicio al cliente y las ventas se encuentran aquí agrupadas en una única interfaz. Además de reducir el margen de error, Enterprise Resource Planning optimiza los procesos de las actividades, ahorra tiempo y mejora la eficiencia y precisión de las operaciones.
Un único punto de acceso para facilitar la colaboración
La centralización y la sincronización de los datos son factores que multiplican la puesta en común y la cooperación entre los empleados de los diferentes polos de la empresa. La colaboración se simplifica cuando todos los empleados de todos los sectores obtienen visibilidad sobre informaciones común y actualizada de forma continua. De este modo, la toma de decisiones se simplifica y mejora para una mayor capacidad de respuesta a través de conocimientos detallados.
Reducción de riesgos y mejora del cumplimiento normativo
El software ERP se basa en un mayor control de los datos, con el fin de garantizar el cumplimiento financiero, así como el cumplimiento normativo en relación con los diferentes datos personales de los clientes. El sistema del Enterprise Resource Planning reduce drásticamente el margen de error al maximizar la visibilidad y el control de las organizaciones con laboriosas regulaciones de datos, y proporciona garantías de cumplimiento con los requisitos reglamentarios.
Mayor visibilidad comercial para el rendimiento
El Enterprise Resource Planning genera rápidamente informes financieros y operativos con datos precisos, actualizados y completos. Los sistemas ERP permiten la creación de informes personalizados, seleccionando solo la información más relevante. Gracias a su alto grado de precisión, el ERP permite apoyarse en previsiones lo más exactas posibles con el fin de mejorar concretamente sus resultados y dirigir su crecimiento planificando sus acciones en función de sus capacidades y su estrategia.
Software de mantenimiento de activos
Otro software empresarial muy relacionado son los programas de mantenimiento de activos. Gestionar el mantenimiento de una empresa requiere tener bajo control numerosos activos y procesos, lo que supone un auténtico desafío, sí pero no debería provocar ningún dolor de cabeza con las herramientas adecuadas. Son muchas las empresas que todavía confían la gestión de su mantenimiento a las hojas de excel, un método en apariencia sencillo pero que no te permite tener un control total sobre el estado de tus activos de forma sencilla y genera mucho gasto en papel.
Esta situación a la larga puede acabar derivando en más costes por paradas imprevistas por averías que podrían haber sido detectadas a tiempo, activos que se estropean por falta de mantenimiento y una sensación de desorganización con tanto papeleo.